Ďakujem za zaujímavú otázku. Je fajn, že sa týmto spôsobom zaujímate o časť vašej pracovnej náplne v obchode. Takže, čo vám radím:
1. Príprava porady a jej obsah
Porada, aby bola akčná, prehľadná a mala svoje tempo, by mala mať maximálne 5 hlavných bodov. Ak potrebujeme tieto body spresniť, využime radšej podbody. Odporúčam vám tiež stanoviť program porady. Tento rozposlať na všetkých zúčastnených včas vopred. Takto sa môžu pripraviť. Vyzvite ich tiež na pripomienky k obsahu a informáciu o ich prípadných požiadavkách na ich priestor na vlastné vystúpenie. To najdôležitejšie, prečo vám to odporúčam, je však fakt, že sa takto vyhneme ,,obľúbenému“ bodu rôzne. Tento bod je často príčinou, že sa porada neúmerne predlžuje a skĺzava do prázdnych diskusií.
Usporiadanie poradia bodov v obsahu: rutinné body na začiatok, to najdôležitejšie do stredu porady, najmenej náročné body a napr. hostí na koniec porady.
2. Forma vedenia zaujímavej porady
Aby bola porada zaujímavá a ľudia sa na ňu tešili, bolo by vhodné zaradiť do programu aj kreatívne hľadanie riešenia určitého problému. Väčšina ľudí sa najradšej zo všetkého na niečo sťažuje. Ako sa hovorí, všetko zlé je na niečo dobré. Pozrime sa teda na to, ako by sa táto prirodzená ľudská vlastnosť dala využiť aj vo vašom tíme. Na úvod každej porady by som pravidelne zaradil tzv. anti-brainstorming. Navrhujem vám nasledovný postup:
- Spísať na flipchart všetky nedostatky patriace k úlohe, ktorú na porade potrebujeme vyriešiť. Jednoducho odpoveď na otázku ,,Prečo sa to nedá?“ alebo ,,Prečo je veľmi ťažké dosiahnuť splnenie úlohy?“
- Určiť priority a vylúčiť body, ktoré sa nehodia. Zrekapitulujte a zhrnte body, ktoré idete riešiť po úvodnej selekcii.
- Potom vyzvite tím, aby ste sa na súbor informácií ,,Prečo sa to nedá?“ pozreli podľa zásady „všetko zlé je na niečo dobré“ a odpovedali si na otázku: ,,Ako môžeme nájsť riešenie?“. Teda OTOČTE uhol pohľadu na: ,,Čo musím urobiť pre to, aby sme bod vyriešili?“ Anti-brainstorming otočte na brainstorming.
Tu je nevyhnutné dodržať tieto zásady:
- zákaz kritiky
- uvoľnenie fantázie
- vzájomná inšpirácia
- kvantita nad kvalitou
- všetci sme si rovní
Vedúci porady musí dbať na dodržanie týchto zásad. Jeho úloha moderátora je veľmi dôležitá.
Ideálna skladba na tvorbu kreatívnych riešení je na nasledujúcom grafe. Je teda vhodné prizvať na poradu aj kolegov z iných oddelení.
3. Zrozumiteľnosť porady
Prevencia proti nedorozumeniam je veľmi jednoduchá. V praxi sa však často podceňuje a nerobí sa. Vraj pre nedostatok času. Následne vyjasňovanie si nedorozumení zaberie niekoľkonásobne viac času.
Prevenčný nástroj je nasledovný:
- povedzte, čo idete povedať/riešiť
- povedzte to/riešte
- povedzte, čo ste povedali/zhrnutie, ako sme to vyriešili – toto odporúčam robiť na obsah celej porady ako aj pri dôležitých bodoch.
4. Zápis a úlohy z porady
Zápis z porady by mal obsahovať hlavne popis riešení a stanovenie úloh. Každá úloha musí mať svojho ,,majiteľa“ zodpovedného za jej splnenie a termín, do kedy má byť splnená. V praxi sa zápis často číta tesne pred poradou v strese. Teda veľké percento ľudí ho číta iba ako nutné zlo. Preto odporúčam do zápisu schovávať aj veci úplne mimo diania na porade. Ak ľudia zareagujú, tak viem, že zápis čítajú, ak nie, viem, že musím hľadať inú formu ako túto situáciu riešiť.
Niektoré inštitúcie požadujú pravidelné správy, zápisy o činnosti a plnení úloh často v predpísanom rozsahu. Jeden môj známy, ktorý taktiež túto činnosť musel vykonávať, napísal a posielal pravidelne takmer tú istú správu len s pozmenenou hlavičkou. Na str. č. 3 tam mal uvedené – ,,Kto sa dočítal až sem, má u mňa basu šampanského“. Dodnes sa o tú basu nik neprihlásil.
5. Zhrnutie hlavných zásad
- buďte zrozumiteľný
- úlohy musia mať termín a zodpovednú osobu
- overujte otázkami ako prijatému rozhodnutiu alebo riešeniu účastníci rozumeli
- delegujte časť porady – zvýšite tým pozornosť
- zaraďujte kreatívne metódy do programu
- program posielajte vopred
- vyvarujte sa bodu „rôzne“
Prajem vám, aby vaše porady a zápisy boli zaujímavé a plnili svoj účel.
Ak chcete viac detailov v odpovediach, mám pre vás návrh. Čím viac konkrétnych informácií bude vaša otázka obsahovať, tým konkrétnejšia bude moja odpoveď. Pýtajte sa aj priamo na www.salesteam.sk.
Ako sa môžem spýtať:
- poslať otázku na www.ezisk.sk alebo do redakcie na e-mail: sefredaktorka@ezisk.sk
- otázky odovzdáme odborníkom a odpoveď vám zašleme najneskôr do 14 dní
- archív odpovedí nájdete na www.ezisk.sk
- vybrané odpovede uverejníme v časopise ZISK
Obchodní riaditelia, obchodní zástupcovia, supervízori – pre vás sme pripravili možnosť položiť nám otázky z vašej každodennej praxe, na ktoré hľadáte odpovede.