Ak ste zamestnávateľom, ktorého presná dochádzka zamestnancov príliš nezaujíma, práve v týchto chvíľach prichádzate o nemalú sumu peňazí! Skoré odchody či neskoré príchody – to všetko vás oberá o vaše peniaze. A nielen to. O nemálo peňazí prichádzate nekontrolovanými a často neoprávnenými nadčasmi, ktoré zamestnanci vyprodukujú nesprávne rozvrhnutým pracovným časom. Zároveň strácate prehľad o reálne odčerpaných dovolenkách, náhradných voľnách, prestávkach na obed či osobných prestávkach.

Stále váhate? Prichádzate o ďalšie peniaze!

Skúste si prerátať, koľko by ste ušetrili len na neskorých príchodoch či skorých odchodoch z práce vašich zamestnancov. Ak sa zamestnanec pri príchode do práce omešká čo i len o 5 minút a zároveň iný zamestnanec odchádza z práce o 5 minút skôr, aby stihol autobus, prichádzate o zanedbateľnú čiastku. No skúste si to prerátať na väčší počet vašich zamestnancov, ktorí postup zopakujú. Stále je to zanedbateľná suma. No skúste si to vynásobiť počtom pracovných dní v mesiaci. Suma sa výrazne zvýšila. Stále sa vám to zdá zanedbateľné? Vynásobte to počtom mesiacov v roku. A je to tu. Suma začína byť zaujímavejšia. A aby toho nebolo málo, za neodpracované hodiny ste zaplatili aj odvody vo výške 35,20 %. Začínate sa zamýšľať nad tým, kde ste tieto peniaze mohli investovať. Neskoro! Už sú vyplatené a nenávratne preč. No stále máte možnosť urobiť niečo preto, aby ste neplatili za niečo, za čo nemusíte. Stále je tu možnosť zaviesť vo svojej firme dochádzkový systém a tak mať pod kontrolou mzdové náklady, ktoré tvoria nemalú čiastku na vašich mesačných výdavkoch.

Aký dochádzkový systém zvoliť

Dochádzkové systémy už nie sú dnes žiadnou novinkou na slovenskom trhu. V dobe, kedy bola evidencia dochádzky časovo, finančne i psychicky náročná, museli zamestnávatelia a mzdové oddelenie viesť nekonečný boj s papiermi. Dnes veľkú časť vyrieši elektronická evidencia dochádzky. S dochádzkovým systémom dochádzka zamestnancov už nebude neprehľadná a vy získate kontrolu nad tokom svojich peňazí. Môžete tak začať sledovať dochádzku svojich zamestnancov elektronickým spôsobom. Ide o komplexné riešenie evidencie dochádzky, uľahčuje a zrýchľuje prípravu podkladov pre spracovanie mzdovej agendy a zvyšuje pracovnú disciplínu zamestnancov.

Pred výberom dochádzkového systému si musíme najprv zodpovedať pár otázok ako:

• Čo chceme dochádzkovým systémom sledovať?
• Ako to chceme sledovať?
• Prečo to chceme sledovať?
• Koľko chceme investovať?
• Chceme to prepojiť s personálno-mzdovým programom?
• Odkiaľ a akým spôsobom sa budú značiť do dochádz­ky? (ak máte viacero oddelení alebo prevádzok mimo sídla firmy)

a pár ďalších otázok vzhľadom na špecifikácie firmy.

Čo chceme dochádzkovým systémom sledovať

Pri otázke, čo chcete dochádzkovým systémom sledovať, si musíte odpovedať na otázky, či chcete sledovať len príchod a odchod do/z práce, prípadne prestávky na obed, služobné odchody a prerušenia, alebo chcete, aby ste vy aj vaši zamestnanci mali podrobný prehľad o odpracovaných i neodpracovaných hodinách, nadčasoch, čerpaní dovolenky, náhradného voľna, PN-ky, a prekážok v práci. Chcete, aby mali zamestnanci presne stanovený pracovný čas, ktorý im naplánujete dopredu a uznáte im iba čas, ktorý mali vopred stanovený? Tým získate prehľad o vznikajúcich nadčasoch aj v priebehu mesiaca po dňoch s predbežným celkovým nadčasom zamestnanca, a tak môžete predchádzať samovoľnému navyšovaniu si miezd u zamestnancov.

Ako to chceme sledovať

Na otázku, ako to chceme sledovať, je potrebné zvážiť všetky možnosti dochádzkového systému a jeho prípadné zneužitie zamestnancami, aby sa náklady na dochádz­kový systém nestali len zbytočným výdavkom. Je množstvo spôsobov ako sledovať dochádzku zamestnancov, no každý spôsob má svoje výhody i nevýhody. Je možnosť vybrať si dochádzkový systém, ktorý príchod zamestnanca zaznačuje na základe ID kódu, prípadne cez bezkontaktné karty či kľúče, ktoré sa veľmi ľahko dajú zneužiť. Taktiež je na trhu ponúkaný 100 % spoľahlivý systém biometrických údajov, ktorý však nie je možné podľa zákona o ochrane osobných údajov vo firmách bežne používať. Keďže ide o ochranu osobných údajov zamestnancov, zamestnanec by svojmu zamestnávateľovi poskytoval najcitlivejší osobný údaj napríklad vo forme odtlačku prsta. Pre schválenie takejto identifikácie je potrebné povolenie úradu pre ochranu osobných údajov, ktorý tento súhlas vydáva len v prípade práce s citlivými údajmi. Pre akceptáciu záznamu v biometrickom dochádzkovom systéme je potrebné zachovať napríklad sklon prsta na čítacom zariadení, čistotu prstov, pričom tieto biometrické čítačky neakceptujú poranenia alebo iné poškodenie prstov. Okrem iného sa často zabúda aj na hygienickú stránku týchto biometrických dochádzkových systémoch.

Pri tejto otázke si však musíte ešte zodpovedať, či chcete dochádzku sledovať v reálnom čase, s reálnymi údajmi bez nutnosti sťahovania údajov, alebo vám postačuje, ak dochádzku zamestnancov odkontrolujete iba na konci mesiaca po stiahnutí údajov z dochádzkových terminálov.

Prečo to chceme sledovať

Pri otázke, prečo chceme sledovať dochádzku zamestnanca, musíme vedieť dôvody, ktoré nás k tomu viedli. Chcete mať prehľad o príchodoch a odchodoch zamestnancov, prestávkach, prerušeniach, služobných cestách, dovolenkách, práceneschopnosti, nadčasoch, odpracovaných i neodpracovaných hodinách? Chcete mať „pod palcom“ dochádzku zamestnancov na vzdialenej prevádzke od centrály firmy, často aj niekoľko kilometrov? Chcete zlepšiť dochádzkovú disciplínu zamestnancov? Chcete mať prehľad o tom, či je váš zamestnanec práve v práci (pri niektorých dochádzkových systémoch môžete sledovať aj pohyb zamestnanca vo firme nastavením prístupových práv na dverách miestnosti)? Chcete ho „odľahčiť“ o vedenie ručnej papierovej evidencie dochádzky, ktorú si jednorazovo vypisuje na konci mesiaca a údaje v nej sú skreslené alebo prispôsobené potrebám zamestnancov?

Koľko chceme investovať

To, koľko chcete investovať, si musí určiť každá firma podľa svojich predstáv a finančných možností. Firmy si želajú čo najnižšie náklady na zavedenie dochádzkového systému, no sú si vedomé toho, že nejde o lacnú záležitosť. Cena za dochádzkový systém je závislá na predchádzajúcich otázkach, čo všetko chcete dochádzkovým systémom sledovať, koľko zamestnancov, na koľkých prístupových zariadeniach. Dôležité je uvedomiť si, že v cene často nie je zahrnutá doprava, inštalácia a zaškolenie, čo môže náklady ešte výrazne zvýšiť. Do investície treba zohľadniť aj fluktuáciu vo firme, nárasty počtu zamestnancov a rozširovanie prevádzok, pretože niektoré dochádzkové systémy sú určené počtom zamestnancov a ohraničené licenciami na tento počet zamestnancov. Pri zvýšení počtu zamestnancov a prekročení licenčných možností si musíte zakúpiť ďalší balík licencií.

Taktiež je potrebné vedieť, k čomu bude dochádzkový systém pripojený, do akej miery a ako bude komunikovať s personálno-mzdovým softvérom. Tu je potrebné si znova uvedomiť, keďže ide o personálno-mzdový program, ktorý podlieha zákonu o ochrane osobných údajov, je potrebné vedieť, ako bude dochádzkový systém komunikovať s tak citlivým programom na osobné údaje. Alternatívou by mohla byť ponuka importov a exportov údajov z jednej databázy do druhej.

Odkiaľ a akým spôsobom sa bude značiť dochádzka

Dôležitou a podstatnou otázkou pri voľbe dochádzkového systému a pri zohľadnení ceny je aj rozmiestnenie dochádzkových zariadení, v ktorých sa budú zamestnanci prihlasovať.

Pokiaľ máte firmu, ktorá má viacero oddelení, ktoré sa nenachádzajú v jednom areáli, ale sú „roztrúsené“ po okolí (napr. siete maloobchodných predajní), je potrebné cenu vynásobiť počtom prevádzok a taktiež k cene za dochádzkový systém prirátať aj sumu za dopravu a inštaláciu.